Hea koolituse korraldamine nõuab saja pisiasja läbimõtlemist
Koolituse korraldamise juures tuleb mõelda sajale erinevale pisiasjale, et osalejad jääksid rahule ja et koolitus oleks tulemuslik.
Kuidas korraldada ühte tõeliselt head koolitust ja millele kõigele tähelepanu pöörata, kui ees seisab koolituse korraldamine, jagab meile konsultant-koolitaja ja meie hea koostööpartner Kreeta Arusaar Elukujundaja OÜ-st, kellel on kogemust koolituste valdkonnas 10+ aastat.
Millest alustada koolituse planeerimist
Koolituse planeerimise juures on kõige olulisem teada, mida läbi koolituse tahetakse saavutada.
„Mina planeerin koolitusi üldiselt järgmisel põhimõttel. Esmalt loon visiooni. Seejärel hakkan seda sisustama. Järgmiseks leian koolitajad ja siis lahendan juba muud detailid, et kus koolitus toimub, millised on ruumid ja kes on toitlustaja,“ ütleb Kreeta Arusaar.
Tihti selgub planeerimise käigus, et tegelik koolitusvajadus on midagi muud. „Seepärast tuleb alati võtta aega ja suhelda koolituse tellijaga, et vajadust täpsustada. Samuti võiks rääkida inimestega, kes koolitusele tulevad,“ soovitab ta.
Mille poolest erineb täiskasvanute koolitamine muust õppimisest?
„Täiskasvanute koolitamine vajab teistmoodi lähenemist, sest täiskasvanud inimesed tulevad koolitusele alati koos oma isikliku kogemuste pagasiga.
On suur erinevus, kas inimesed on koolitusele tulnud vabatahtlikult või siis on nad näiteks sinna ülemuse poolt saadetud,“ ütleb Arusaar.
„Kui inimesed tulevad koolitusele sellepärast, et neil on kästud seal osaleda, siis tuleb enne uute teadmiste omandamist tegeleda vastupanu hajutamisega,“ sõnab ta.
Usalduse loomine on paljuski koolitaja teema.
Samas saab ka juba enne koolituse algust usalduse loomisega tegeleda.
Kindlasti soovitab Arusaar läbi mõelda, kuidas koolitust kommunikeerida. „Vastupanu võib tekkida ka siis, kui ootus oli midagi muud,“ toob ta välja.
Sageli ootavad inimesed, et keegi paneks neile teadmised „kulbiga pähe“.
Tegelikult on aga koolituse tulemuslikkus ja uute teadmiste ellu rakendamine suuresti osalejate endi teha.
„Pärast koolitust ju tegelikult töö alles algab. Selleks, et midagi muutuks, tuleb ka ise vaeva näha,“ ütleb Arusaar.
Mis toimib paremini, veebiseminar või saalikoolitus?
Mõned aastad tagasi kolisid koolitused Teamsi ja Zoomi, nüüd aga tullakse taas rohkem ühte ruumi.
Kreeta Arusaare sõnul on kõige parem korraldada koolitust, kus kõik inimesed on kas kohapeal või siis 100% veebis.
Hübriidlahendusi ta ei poolda, sest siis ei teki osalejate vahel vajalikku sünergiat ja gruppi on raske juhtida.
Küll aga on tema sõnul ka veebis võimalik osalejatega hea kontakt saavutada.
Seda aga vaid siis, kui kõik inimesed on ekraanide taga, mitte nii, et osad istuvad ühes ruumis, teised aga üksinda arvuti taga.
Kust leida häid koolitajaid?
Koolituse korraldamise juures on kahtlemata oluline koolitaja valik. Arusaar toob välja, et kui koolitusvaldkonnas tegutseda, siis tekib aja jooksul enamasti koolitajatest võrgustik. Hea ülevaate saab kätte ka internetis googeldades.
„Tänapäeval on enamik koolitajaid aru saanud, et oluline on olla pildis. Kui varem tuli koolitajaga lähemalt tutvumiseks temaga kokku saada, siis nüüd saab juba kodulehelt, sotsiaalmeediast ja podcastidest aimu, missugune on ühe või teise koolitaja stiil,“ ütleb Arusaar.
Oluline on ka partnerite valik
Arusaar toob välja, et lisaks koolitajale on koolituste korraldamisel ja eriti just pikkade koolitusprogrammide puhul oluline leida ka head partnerid, kes on valmis sinuga pikemalt koostööd tegema.
Näiteks kui sul on 10 moodulist koosnev koolitusprogramm, siis on palju lihtsam koolitusi korraldada ühtede ja samade partneritega, kui see, et leida igale koolitusele eraldi ruumid ja toitlustaja.
Koolituse korraldamine eeldab paindlikkust ja kiireid lahendusi
Sisekoolituste ja pikemate koolitusprogrammide puhul tuleb sageli ette muudatusi, mistõttu nõuab koolituse korraldamine nii korraldajalt kui ka partneritelt paindlikkust.
Näiteks võib olla tarvis kiirelt ümber tõsta kuupäevi või muuta ruumi.
Arusaar meenutab, et ükskord oli juhus, kus ta unustas cateringile teada anda, et koolitus toimub teises kohas.
Piisas vaid ühest SMS-ist ja olukord sai lahendatud.
See on hea näide sellest, et kui partner on valmis kiirelt reageerima, siis ei mõjuta see lõpptulemust ja asjad laabuvad.
Eelmise punktiga seostub hästi ka see, kui oluline on koolituse korraldamise juures olla lahendustele orienteeritud.
„Hästi lihtne on öelda „ei“. Kuid kui tekib mingi olukord või probleem, siis tegelikult on hoopis olulisem välja mõelda, et kuidas siis ikkagi seda lahendada,“ ütleb Kreeta Arusaar.
Sellistes situatsioonides on oluline, et partneriga oleks lihtne ja mugav ka inimese tasandil suhelda.
Koolitusruum peaks toetama töörütmist väljatulekut
„Koolitusruumi valikul eelistan nii palju kui võimalik ruume, kus on teistsugune keskkond, mis toetab töörütmist väljatulekut. Mulle meeldivad loomuliku valgusega ruumid. Kui ruum on loov, siis toetab see paremini ka õppimist,“ toob ta välja.
Teine ja väga oluline asi, millele tasub ruumide puhul mõelda, on osalejate paigutus.
„Näiteks mina paigutan osalejad koolitusruumis tavaliselt kas pesadesse või U-kujuliselt.
Väga toredad on ka kott-toolide ja tumbadega ruumid, mis loovad huvitavama meeleolu ja võimaldavad grupi energia teistmoodi tööle saada,“ ütleb Arusaar.
Osalejate toitlustamisel tasub mõelda raamist välja
Klassikaline koolituspäev näeb enamasti välja nii, et koolitus on jagatud 1,5 h sessioonideks ja päeva sisse mahub 3 kohvipausi + lõuna.
Arusaar toob välja, et söömine on inimese põhivajadus – kui inimene ei söö, siis ei saa ta ka õppida.
Samas soovitab ta mõelda, et alati ei pea kohvipausi ajal pakkuma klassikalist küpsist ja kohvi, vaid läheneda võib palju loomingulisemalt.
Toitlustamise osas soovitab ta julgelt mõelda raamist välja. Seda ei pea võtma ruumide pakkujalt, vaid võib sisse tellida ka catering firmalt.
Koolituspäeva toit võiks pakkuda elamust
Kreeta Arusaar on pikalt koostööd teinud AB Cateringiga, kelle puhul talle väga meeldib, et tegemist on tõeliste toitlustusvaldkonna ekspertidega.
Samuti meeldib talle see, et AB Catering pöörab suurt tähelepanu lauakatte visuaalsele poolele, mis pakub osalejatele nii maitseelamust kui ka silmailu.
Kui teiste toitlustajatega on juhtunud, et koolituse ajal tuleb teenindaja kohvipausi sättima ja see võtab kogu osalejate tähelepanu, siis AB Cateringiga sellist muret ei ole olnud.
Catering oskab nähtamatult taustal toimetada.
Koolituste ja seminaride toitlustamisel pakub AB Catering täislahendust. Koos kohvipauside ja lõunaga toovad nad kohale ka nõud ja pärast viivad need ise ära.
Samuti toob Arusaar välja, et talle meeldib ettevõtte raamist välja lähenemine.
„Lisaks sellele, et nad korraldavad ise kõik algusest lõpuni ära, oskavad nad väga hästi kohvipause ja lõunaid just sinu maitse järgi kohandada. Näiteks kui ütlen, et mulle üks või teine roog ei sobi, siis nad pakuvad mulle välja uue menüü, mitte ei oota, et ma ise neile ette ütleksin,“ kiidab Arusaar partnerit.
„Pikema koolitusprogrammi puhul on oluline ka see, et iga kord ei oleks ühed ja samad toidud, vaid vaja on varieerida,“ ütleb ta.
Kliendina ei pea alati teadma, mida täpselt tahad.
AB Cateringi puhul meeldib Arusaarele see, et nad tõesti pakuvad lahendusi ja neid võib usaldada.
Milliseid ampse inimesed koolitusel eelistavad?
Toitlustuse puhul tasub uurida, mida koolitusel osalejad ise toitude kohta räägivad.
Arusaar toob näite, et talle on vahel inimesed öelnud, et toitu on liiga palju või toit on raske.
See on sisend, mida saab järgmistel koolituspäevadel arvesse võtta.
„Meil on koostöös AB Cateringiga hetkel välja kujunenud, et teeme vaid kaks kohvipausi, aga veidi toekamad.
Näiteks nii, et hommikuks on suur täidetud croissant, puuvili ja mingi amps, pärastlõunaks aga smuuti või salat,“ toob ta välja.
Nii on kogu päeva jooksul midagi saada, osalejatel jagub energiat ja pärastlõuna ei lähe liiga uimaseks.
„Alati toimivad hästi ka wrapid, täidetud võileivad ja croissandid, samuti klaasisalatid,“ loetleb ta veel asju, mis inimestele meeldivad.
Pealelõunaks soovitab Arusaar pakkuda ka midagi magusat, et inimestele energiat anda.
Konsultant-koolitaja Kreeta Arusaar
Kreeta Arusaar on 10+ aastat koolitusvaldkonnas tegutsenud konsultant ja koolitaja, keda eelkõige paeluvad kõikvõimalikud psühholoogilised teemad, mis puudutavad inimeseks olemist.
Kreeta on õppinud andragoogikat ja lisaks juurde personalijuhtimist. Tal on pikk kogemus erinevate koolituste ja konverentside korraldamisel, lisaks tegutseb ta ise koolitajana.
Lemmikteemad on juhtimine, õppimine, motivatsioon, klienditeenindus ja -suhtlus, inimeste arendamine, sh arenguvestlused, toksilised suhted, keerulised situatsioonid ja stressiga toimetulek.
Kreetale meeldib end proovile panna ja hoida kätt valgena nendel teemadel, mida ta ise õpetab – näiteks oli ta vahepeal koolis õpetaja.
Kuna ta korraldab koolitusi ka kliendisuhtluse teemal, siis on ta vahepeal professionaalsest huvist teinud tööampse ka selles valdkonnas.
Nagu ta ise ütleb, siis eelistab ta olla praktik, mitte jääda ainult teoreetiliste teadmiste juurde.
Kolm kasulikku nippi Kreetalt, et koolituse korraldamine sujuks:
- Loo omale süsteem või struktuur, kuidas sa koolitust üles ehitad.
- Leia omale head partnerid nii ruumide kui ka toitlustuse osas, kes on paindlikud ja kes sinuga inimesena klapivad.
- Eelista partnereid, kes on lahendustele orienteeritud ja mõtlevad sinuga kaasa, et asjad saaksid tehtud ka siis, kui midagi on vaja kiirelt korrigeerida või ümber mõelda.